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Zeit ist Geld!
Inkasso ist ein wirtschaftliches Instrument, das man nutzen kann!

Zeit ist Geld!

Dass es auch in der Physiotherapie zu Zahlungsausfällen kommt, weiß jeder Praxisinhaber, allein wenn er einen Blick auf seinen Terminplaner richtet: die Ausfallgebühren

Andreas von Weihe ist Personal Trainer und kaufmännischer Leiter der Physiotherapie- Praxis Kathrin von Weihe, seiner Frau. Die Praxis für Physiotherapie und Prävention in Hamburg- Altona wurde im Juni 2010 mit 230 Quadratmeter eröffnet. Einen zweiten Standort gibt es seit Dezember 2014 in gleicher Größe. Insgesamt arbeiten in beiden Einrichtungen 17 Physiotherapeuten und vier in kaufmännischen Positionen. Die Behandlungszahlen liegen im Durchschnitt monatlich bei 3.250 Patienten. Während Kathrin von Weihe die fachliche Leitung innehat, kümmert sich Andreas von Weihe um die Administration und das Kaufmännische. THERA-BIZ sprach mit ihm über das Thema Inkasso.

Herr von Weihe, wie sieht es mit Zahlungsausfällen in Ihrer Praxis aus?

Grundsätzlich kann ich von Glück sagen, dass die Quote an Rechnungsausfällen überschaubar ist. Vornehmlich geht es um die Säumnisse der Ausfallgebühr, die Säumnisse im Bereich der Privatrechnungen, die nicht bezahlt werden, sind minimal. Wir verlangen eine Ausfallgebühr von 25 Euro. Es wird eine Rechnung gestellt und jeder Zweite ist nicht bereit, die Rechnung zu bezahlen, weil er es nicht versteht bzw. nicht zahlen kann.

Bei uns ist der Rechnungs- und Mahnungslauf in drei Stufen gestaffelt: Rechnungstellung, erste Zahlungserinnerung, dann eine zweite unter Androhung der Abgabe an den Inkassodienstleister. In der Regel reicht es schon aus, dass unser Inkassounternehmen, First Debit, dort einmal aktiv wird, ein Schreiben raus schickt und dann kommt auch die Bezahlung der Rechnung.

Wie kamen Sie auf die Idee, Außenstände an ein Inkassounternehmen zu übergeben?

Seit dem 18. Lebensjahr bin ich kaufmännisch aktiv. Ich hatte bis dato immer mit Rechnungen und Rechnungsausfällen zu tun und ich habe schon früh gemerkt, dass die Abgabe der Forderungen an Dritte, an einen Inkassodienstleister meinen Arbeitsalltag immens erleichtert. Damals gab es mehr Ausfälle, heutzutage ist es in unserer Branche in Hamburg-Altona überschaubarer. Aber wesentlich ist, dass ein Inkassodienstleister mir meinen Alltag erleichtert. Ich kann nicht den Tag damit verbringen, nachhaltig gewisse Bescheide zu initiieren oder das Gericht zu bedienen. Das ist für mich ein Super-Kosten-Zeit-Faktor. Ich nutze den Service, weil er mir einfach Zeit verschafft. Zeit für das Wesentliche. Wir haben ein hohes Maß an Verantwortung Menschen gegenüber und da ist jede Minute, jede Stunde, die wir durch Abgabe an Dritte gewinnen, Gold wert. Und ich muss hinzufügen: Ab einem gewissen Punkt, wenn ein drittes Schreiben unter Androhung von rechtlichen Schritten schon raus ist, möchte ich mit dieser Person auch nichts mehr zu tun haben. Ab einem gewissen Punkt bin ich nicht mehr gewillt, mich mit diesen Leuten zu unterhalten. Dafür gibt es die Institution eines Inkassodienstleisters, der für mich meine Ziele weiterverfolgt.

Wie sind Sie auf den Service von First Debit aufmerksam geworden?

Wir waren bei einer Rechtsschutzversicherung, wechselten die Versicherung 2013 und haben im Zuge des Versicherungswechsels die Empfehlung bekommen. Seitdem sind wir glücklicher und zufriedener Kunde. Ich kann auch begründen, warum, denn es gibt ja unzählig viele Inkassodienstleister. Für mich sind folgende Punkte wichtig: Es gibt ein sehr qualifiziertes Online-Portal, das wird tagesaktuell gepflegt, sodass Informationen über die Stände, die Entwicklung, Teilzahlungen einzusehen sind. Das ist für mich binnen Sekunden ersichtlich, mit all den Inkassofällen, die ich überWir waren bei einer Rechtsschutzversicherung, wechselten die Versicherung 2013 und haben im Zuge des Versicherungswechsels die Empfehlung bekommen. Seitdem sind wir glücklicher und zufriedener Kunde. Ich kann auch begründen, warum, denn es gibt ja unzählig viele Inkassodienstleister. Für mich sind folgende Punkte wichtig: Es gibt ein sehr qualifiziertes Online-Portal, das wird tagesaktuell gepflegt, sodass Informationen über die Stände, die Entwicklung, Teilzahlungen einzusehen sind. Das ist für mich binnen Sekunden ersichtlich, mit all den Inkassofällen, die ich übergeben habe. Und ich finde es halt auch schön, dass es einen digitalen Austausch gibt. Jedes Mal, wenn eine Änderung an meinen Inkassofällen passiert, Teilzahlung, Einstellung oder Information eines Schuldners, geschieht das ausschließlich über E-Mail.

Die E-Mails werden heutzutage ja verschlüsselt, das heißt, man kann die Daten online verschicken und zur Verfügung stellen. Das schätze ich sehr. Das verschafft mir wiederum Zeit, mich um meine wesentlichen Kernkompetenzen kümmern zu können. Es läuft rund, es läuft schön. Es ist ein seriöses Unternehmen. Der Kontakt auf Callcenter- Ebene wie auf Führungsebene ist sehr nett und sehr angenehm. Ich schätze es sehr, einen seriösen, einfachen, aber auch sehr zielorientierten Kontakt zu haben. Alle Fälle sind qualifiziert abgearbeitet worden und die, die schwebend sind, werden qualifiziert weiter verfolgt.

Welche Angebote nutzen Sie konkret?

Ich kann das prozentual darstellen: 95 % sind Inkassodienstleistungen, die wir in Anspruch nehmen. Glücklicherweise musste ich sehr selten darauf schauen, welche Bonität ein Privatpatient mitbringt. Uns steht zwar das gesamte Portfolio zur Verfügung – über Inkasso, Bonitätsauskünfte und Debitorenmanagement oder Ähnliches –, aber wir haben uns nur für den Bereich der Inkassodienstleistungen entschieden und gehen nach Bedarf den Weg über eine Bonitätsauskunft. Andere Fälle werden bei uns intern geregelt. Aber ich habe die Möglichkeit, darauf zurückzugreifen, wenn Bedarf da wäre.

Wie läuft so ein Inkassofall ab?

Das können wir an einem Einzelfall betrachten. Es gibt keine monatliche Grundgebühr oder eine Jahresgebühr. Meine Forderung wird nach erfolgter Eintreibung beglichen, für mich ist das kostenneutral. Wenn ich 25 Euro online als Forderung eingestellt habe, dann bekomme ich beispielsweise nach einem halben Jahr meine 25 Euro, der Rest geht an das Inkassounternehmen.

Zum Beispiel: Ein Patient ist zwei Mal unentschuldigt nicht erschienen, das kostet 50 Euro. Ich habe das Ganze durchgemahnt, habe Portokosten über EDV und Abnutzung meines Druckers, Briefpapier, Briefumschlag etc. Nach drei erfolglosen Mahnungen gab ich das an das Inkassounternehmen ab.

Der Fall hat sich über ein halbes Jahr hingezogen. Am Ende stand der Gerichtsvollzieher bei dem Schuldner vor der Tür. So sind aus 50 Euro zzgl. verauslagten Kosten, Gebühren, Amtsgerichtsgebühren 378 Euro geworden, die der Schuldner zu tragen hat. Je länger eine Forderungseintreibung dauert, desto mehr Kosten in Höhe des Basiszinses kommen oben drauf. Das Ergebnis: Ich bekomme die Summe meiner Forderung, also 50 Euro, die restliche Summe – in diesem Fall 328 Euro – erhält das Inkassounternehmen, um seine Kosten zu begleichen, denn das Amtsgericht stellt eine Rechnung, der Mahnbescheid, der Vollstreckungsbescheid – alles kostet Geld.

Letztens konnte ich einen Fall einer Privatversicherten-Rechnung abschließen, da ging es um 424 Euro. Der Forderungseinzug hatte sich über ein Jahr hingezogen. Und auch dort war dann entsprechend das Amtsgericht mit einem Vollstreckungsbescheid involviert gewesen. Das tut mir immer sehr leid, wenn die Leute am Ende eine hohe Summen bezahlen müssen, aber wir standen ja durchaus bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu Gesprächen bereit. Wenn man sich jedoch dann überhaupt nicht meldet ...

Wann geben Sie einen Außenstand an das Inkassounternehmen?

Rechnung, erste Zahlungserinnerung und die erste Mahnung schreiben wir noch selbst, d. h. es läuft bei uns in Eigenregie über die EDV. Die zweite Erinnerung senden wir mit Androhung rechtlicher Schritte raus. Wir sprechen hierbei schon von einem Zeitfenster von sechs Wochen. Zahlungsziel nach Rechnung sind 14 Tage. Ich gebe hier bereits selbst schon 7 Tage oben drauf. Wenn nach 20 Tagen nichts eingegangen ist, erfolgt am 21. Tag die Zahlungserinnerung mit weiteren 14 Tagen Zahlungsziel. Und bei der zweiten Zahlungserinnerung kürzen wir das Ganze auf 7 Tage herunter. Dann sind wir bereits bei 5,7 Wochen Zeit, die ein Schuldner bei uns hat, mit uns direkt Kontakt aufzunehmen. Er könnte ja eine Teilzahlung in Höhe von 50 Prozent wahrnehmen. Damit könnte ich leben. Aber in der Regel erfolgt keine Kontaktaufnahme. Und nach Ablauf dieser 7-Tages-Frist gebe ich den Fall an First Debit ab.

Wenn einer auf mich zukommt und sagt, er könne im Moment nicht zahlen, könnte man sich auf eine Ratenzahlung einigen. Aber auch das trete ich an das Inkassounternehmen ab, weil die einfach nachhalten, wie sich die Ratenzahlung entwickelt. Das funktioniert im Online-Portal, dort gibt es in der Übersicht dann auch die Meldung „Ratenzahlung läuft“. Das können Sie dann wunderbar verfolgen, wann welche Rate bezahlt wurde oder auch mal keine. Oft reißt es nach der 4. Ratenzahlung ein, dann muss man wieder schreiben. Unser Honorar erhalten wir allerdings erst, wenn die komplette Ratenzahlung beim Inkassounternehmen eingegangen ist.

Wie erfolgt eine Fall-Beauftragung?

Sehr charmant. Das Online-Portal bietet eine Erfassung von Schuldnerdaten und von Inkassofällen an. Da gehe ich mit 20 Mausklicks durch und ich habe einen Fall eingetragen und übergeben. Bei Bedarf fordert das Unternehmen nochmals Unterlagen an. Alles läuft komplett online und digital. Beispiel: Wenn ich morgens um 6 Uhr einen Fall einstelle, bekomme ich um 6:47 eine E-Mail, dass der Fall zur Bearbeitung aufgenommen worden ist. Das ist für mich die goldene Stunde, das ist super. Ich bekomme dann auch mit, wann der Postweg zum Schuldner hin ist, das ist meistens auch noch am selben Tag. Heutzutage sind Effektivität und schnelles Handeln sehr vonnöten.

Was finden Sie online besonders gut gelöst?

Ich mag es, wenn es nach dem Mini- Max-Prinzip abläuft. Minimaler Aufwand, maximaler Nutzen. Das Portal ist klar, deutlich, nicht verklausuliert. Es hat keine Internetseitenfehler und ist klar strukturiert. Man wird durch den Inkassofall durchgeführt. Am Ende gibt es eine Zusammenfassung und einen Button „Übernehmen“ und „Einpflegen“. Ich muss keine großen Romane schreiben, es sind vorgefertigte Felder.

Ich brauche drei bis fünf Minuten bis zur Übergabe des Inkassofalls. Sollte man definitiv nicht weiterkommen, so gibt es einen telefonischen Support. Dort erhalten Sie qualifizierte Informationen und werden telefonisch anhand eines Inkassofalls durchgeführt. Dann gibt es eine Akteneinsicht, sodass man den Verlauf tagesaktuell verfolgen kann. Auf der Startseite ist eine Übersicht meiner ganzen Inkassofälle, mit den jeweiligen Bearbeitungsständen: Langzeitüberwachung, Schufaauskunft eingeholt und Ähnliches. Am Ende steht eine schön aufgebaute Tabelle mit Werten, Kosten, Forderungen, Teilzahlungen. Die Schnittstelle des Digitalseins schätze ich schon sehr. Und machen wir uns nichts vor, die Zukunft ist digital! Es macht sehr viel Spaß damit zu arbeiten.

Haben Sie auch einen Kostenvorteil?

Ja. Zum Beispiel musste ich früher einen Brief schreiben. Das bedeutet neben meiner Arbeitszeit auch Porto, Briefpapier, Umschlag etc. Es ist einfach kostenneutral. Durch die Digitalisierung habe ich zudem noch meinen Arbeitsaufwand reduziert.

Was sollten Interessenten beachten?

Ich möchte den Zeitfaktor betonen. Die Digitalisierung ist für mich das A und O. Ich würde auf Gütesiegel achten und auf die Seriosität des Unternehmens. Und das Unternehmen sollte eine gewisse Erfahrung in der Therapiebranche mitbringen und über ein gewisses Erfahrungsrepertoire berichten können. Eine Kompetenz im Gesundheitswesen, wie beispielsweise bei Ärzten, finde ich wichtig, denn es herrschen doch andere gesetzliche Grundlagen.

Ihr persönliches Resümee?

Von der Angst, den Begriff Inkasso in den Mund zu nehmen, sollte man sich nicht abschrecken lassen. Es ist ein sehr schönes Instrument, sich den Arbeitsalltag zu erleichtern, Zeit für das Wesentliche, für die Patienten zu haben, womit ich produktiv Geld verdienen kann. Weil in der Zeit, in der ich mich sonst um Inkasso kümmern muss, bin ich nicht produktiv, verdiene ich kein Geld. Inkasso ist ein wirtschaftliches Instrument, das man nutzen kann! Sie verschaffen den Ärzten, den Physiotherapeuten, den Praxen die nötige Zeit für ihre Patienten.

Vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Reinhild Karasek.

 

 

 



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