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Rehasport verwalten
Digitalisierung eröffnet Freiräume

Rehasport verwalten

Viele Praxisinhaber stöhnen unter den administrativen Herausforderungen, die ein Rehasport-Angebot mit sichbringt. Der Einsatz entsprechender Software-Lösungen verspricht Abhilfe

Die Erweiterung des Praxisangebots durch Selbstzahlerleistungen, Rehasport und Funktionstraining ist für viele Physiotherapeuten bereits heute ein festes Standbein für ihr Unternehmen und eine beliebte Expansionsmöglichkeit. Doch wer in Zukunft Rehasport in sein Angebot aufnehmen will, sollte sich für einen größeren Verwaltungsaufwand wappnen. Digitale Komplett-Lösungen sind hier das Mittel der Wahl.

Karsten Peipe, studierter Diplomsportwissenschaftler und Betriebswirtschaftler, ist neben seiner Arbeit als Geschäftsführer der Kurhaus im Grugapark gGmbH in Essen im Vorstand des Rehasport Deutschland e. V. tätig. Das Kurhaus im Grugapark vereint einen Fitness-Club, Rehasport-Angebote, eine Saunaanlage, Wellness & Spa, Physiotherapie und Präventionskurse unter einem Dach. Mit Corinna Hess sprach er über seine Erfahrungen mit der digitalen Verwaltung und Abrechnung von Rehasport-Angeboten.

Corinna Hess: Es heißt immer, die Digitalisierung schaffe Freiräume für ein professionelles Arbeiten. Können Sie das als Nutzer der Rehasportzentrale bestätigen?

Karsten Peipe: Im Vergleich zu früher erleichtert die Rehasportzentrale uns um zwei voluminöse Aktenschränke und ungefähr drei Stunden Arbeit pro Tag. Als wir noch mit Papier gearbeitet haben, hatte man für jeden Patienten eine eigene Mappe. Wenn die Teilnehmer zu ihrer Rehasport-Gruppe kamen, suchten sie sich ihre Mappe aus einer Kiste heraus. Dort musste jeder Patient unterschreiben, bevor mit der Behandlung begonnen werden konnte. Rückblickend ist das auch datenschutztechnisch ein höchst bedenkliches Vorgehen.

Jetzt   ist   es   im   Prinzip   kinderleicht: Der  Rehasportler  kommt  mit  seiner Mitgliedskarte, steckt sie in das Lesegerät  und  unterschreibt.  Die  Rezeptionskraft  hat  in  dem  Moment  noch die   Möglichkeit,   den   Patienten   beispielsweise  auf  auslaufende  Verordnungen  oder  längere  Abwesenheiten anzusprechen. Es bleibt einfach mehr Zeit für den ersten Kontakt an der Rezeption. Und  ich  bin  der  festen Überzeugung, dass gerade Menschen, die am  Rehasport  teilnehmen,  auch  den sozialen  Kontakt  in  der  Gruppe  wertschätzen.

Und im Backoffice?

Wir haben früher zweimal im Jahr, einmal in den Sommerferien und einmal in den Weihnachtsferien, abgerechnet. Da saß dann unsere Verwaltungsmitarbeiterin gemeinsam mit einer Therapeutin zwei Wochen lang von morgens bis abends an den Mappen. Das kostete unheimlich viel Zeit.

Wenn alles gut geht, bekommt man dann zweimal im Jahr eine große Auszahlung, allerdings hat man eben kein Forderungsmanagement und keinen Zwischenfinanzierer wie bei einer Abrechnungsstelle.

Heute habe ich meine direkte Ansprechpartnerin an das Abrechnungshaus geschickt. Auch die Rückläufer werden dort bearbeitet. Das ist natürlich erheblich schneller, als wenn ich selbst Nachforschungen anstellen muss.in Bochum, die für uns die Abrechnung übernimmt. Alle relevanten Unterlagen werden direkt aus der Rehasportzentralean an das Abrechnungshaus geschickt. Auch die Rückläufer werden dort bearbeitet. Das ist natürlich erheblich schneller, als wenn ich selbst Nachforschungen anstellen muss.

Welche Funktionen der Rehasportzentrale schätzen Sie am meisten?Als besonders nützlich empfinden wir das Wartelistensystem in der Rehasportzentrale. Wenn ein Patient zum Beispiel aufgrund von zeitlichen Engpässen eine bestimmte Rehasport-Gruppe besuchen möchte, können wir diesen auf die Warteliste setzen. Sobald ein Teilnehmer mit seiner Verordnung fertig ist und keine Folgeverordnung eingereicht hat, informiert uns die Rehasportzentrale über den frei gewordenen Platz.Ein Therapeut ruft dann die nächste Person auf der Warteliste an und füllt die Gruppen wieder auf. Auch über inaktive Patienten informiert uns das System. Diese versuchen wir dann, im Recall wieder zu aktivieren. Denn wenn Patienten über einen längeren Zeitraum nicht zu ihren Gruppen erscheinen, bedeutet das auch finanzielle Einbußen. Dies können mehrere hundert Euro sein und ein besetzter Gruppenplatz.Welcher Aspekt gab für Sie den Ausschlag, dass Sie sich für den Einsatz der Rehasportzentrale entschieden?Das war für mich ein einfaches Rechenexempel. Aber wenn man erst mal einen Eindruck von den Einsparungen und den Erleichterungen im Arbeitsalltag bekommen hat, kann man eigentlich gar nicht mehr Nein sagen. Im Endeffekt muss jedoch jeder für sich selbst entscheiden, mit welchem Anbieter er zufrieden ist.

Hat sich die Software in den vergangenen Jahren weiterentwickelt?Ein wirklicher Fortschritt im Programm war die Möglichkeit offline zu arbeiten. Man muss nicht immer online sein und die Internetverbindung kann auch mal ausfallen, ohne dass ich die Teilnehmer nach der Gruppe noch mal für eine Unterschrift zusammentrommeln muss. Sobald die Internetverbindung wieder zur Verfügung steht, werden die offline gesammelten Unterschriften übermittelt und alles hat seine Richtigkeit.Wäre die Verwaltung des Rehasports ohne Software-Lösung zu bewältigen?Der Rehasport muss gut organisiert werden. Alle, die sagen, der Rehasport sei ein Selbstläufer, mit dem man schnell Geld verdienen könne, fallen auch schnell auf die Nase. Meiner Meinung nach ist der bürokratische Aufwand ab einer gewissen Zahl von Rehasportlern und Rehasport-Gruppen nicht mehr in Papierform zu bewältigen.

In welchem Maß reduziert der Software-Einsatz manuelle Verwaltungsaufgaben?Mit der Rehasportzentrale habe ich ein mächtiges Instrument zum Arbeiten in meiner Einrichtung stehen. Aber man muss sich die Zeit dafür nehmen oder jemandem die Zeit geben, sich darum zu kümmern. So ist es ganz normal, dass man Patienten auf seiner Archivliste stehen hat, die beispielsweise operiert wurden. In der Rehasportzentrale kann ich mir den Wiedereinstieg des Patienten zur Wiedervorlage eingeben und ihn telefonisch reaktivieren.

Welcher Aspekt gab für Sie den Ausschlag, dass Sie sich für den Einsatz der Rehasportzentrale entschieden?

Das war für mich ein einfaches Rechenexempel. Aber wenn man erst mal einen Eindruck von den Einsparungen und den Erleichterungen im Arbeitsalltag bekommen hat, kann man eigentlich gar nicht mehr Nein sagen. Im Endeffekt muss jedoch jeder für sich selbst entscheiden, mit welchem Anbieter er zufrieden ist.

Viele Therapeuten fürchten, im Rahmen der Digitalisierung ihre Daseinsberechtigung zu verlieren. Wie stehen Sie zu diesem Thema?Ich persönlich sehe die Digitalisierung als Chance nicht als Bedrohung. Die  Digitalisierung nimmt immer weiter zu, auch im Rehasport. Ich sehe aber keine Gefährdung für die Therapeuten. Die Menschen, die zum Rehasport kommen, haben Schmerzen, sind oft jahrelang unsportlich gewesen und müssen langsam wieder an ein aktives Leben herangeführt werden.

Beim Rehasport habe ich einen Therapeuten, der sich 45 Minuten um die Patienten kümmert und Fragen beantworten kann. Ein Physiotherapeut ist ein Ansprechpartner aus Fleisch und Blut, der vom Fach ist und eine hochqualitative Ausbildung genossen hat. Ich bin mir sicher, dass man diesen Menschen, der gelernt hat mit den Händen und seinem Wissen zu heilen, nicht wegdigitalisieren kann.



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