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Mehr Effizienz im Praxisalltag
Die Vorteile, ein Organisationshandbuch zu führen

Mehr Effizienz im Praxisalltag

Eine solide Basis zur Zufriedenheit Ihrer Patienten und zur Steigerung der Arbeits- und damit auch der Lebensqualität für Sie und Ihre Mitarbeiter

Eine gute Praxisorganisation bringt Ruhe ins Tagesgeschäft, vermeidet Fehler und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Praxis. Zudem erhöht sie die Patientenzufriedenheit und schafft mehr Lebens- und Arbeitsqualität für Ihre Mitarbeiter und Sie als Betreiber.

Häufig berichten Praxisinhaber, dass sie sich bei der Einhaltung von Regeln gegenüber ihren Angestellten ständig wiederholen und erklären müssen. Schnell wird klar, warum das so ist. Es mangelt an eindeutigen Richtlinien und einem verbindlichen Regelwerk. Die Vorgaben sollten Sie schriftlich in einem Organisationshandbuch fixieren.

Alle möglichen Abläufe, die in der Praxis entweder täglich, wöchentlich oder monatlich stattfinden, müssen geregelt sein. Das gilt insbesondere auch für Prozesse, bei denen Sie nicht vorhersehen, wann sie sich abspielen werden, aber offensichtlich ist, dass sie sich irgendwann ereignen werden. Zum Beispiel, wenn ein Therapeut kurzfristig ausfällt. Bevor Sie einen Verlauf regeln, sollten Sie vorher noch zwei Schritte beachten:

Kompetenzen und Verantwortungsbereiche müssen eindeutig dargelegt sein. Die Erfahrung zeigt, dass das Prinzip „Wer Zeit hat, macht.“ im Alltag nicht funktioniert. Entscheidend ist, wer der entsprechende Ansprechpartner für eine bestimmte Situation ist. Die Verantwortlichkeit ergibt sich aus der Stellenbeschreibung. Diese legt nicht nur die Zuständigkeiten fest, sondern definiert auch die Zielsetzung der jeweiligen Position des Mitarbeiters. Ein Ablauf kann erst dann sinnvoll gestaltet werden, wenn klar ist, welche Strukturen zum Einsatz kommen und welche Rahmenbedingungen dadurch gegeben sind. So kann beispielsweise die Handlungsreihenfolge „ausgefallener Termin“ erst geregelt werden, wenn Sie zuvor vereinbart haben, ob Sie die Gebühr für einen ausgefallenen Termin in Ihrer Praxis erheben oder nicht.

Das Organisationshandbuch

Für eine gute Zusammenarbeit sind Leitlinien notwendig. Mündlich formulierte Vorschriften müssen ständig wiederholt, bekräftigt und verteidigt werden. Nur schriftlich fixierte Regeln haben dauerhaft bindenden Charakter. Sie stellen die Voraussetzung zur Führung Ihrer Mitarbeiter dar.

Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche werden von Ihnen als Praxisinhaber vorgegeben. Strukturen, insbesondere deren Veränderung, können mit den betroffenen Akteuren in der Praxis diskutiert werden. Ein Beispiel dafür ist die geplante Umstellung von Papier- auf EDV-Terminierung. Definitiv sollten Sie Ihre Teammitglieder bei der Erarbeitung der Abläufe mit einbeziehen. Dadurch erfahren die besprochenen Vorgaben deutlich mehr Akzeptanz im Team. Die festgelegten Abfolgen müssen nicht immer wieder neu definiert werden, was zu einer Entlastung auch für Sie als Praxisinhaber führt.



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