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Besprechungen - Teil 4
Optimale Nachbereitung – Nach der Besprechung ist vor der Besprechung. Protokolle und...

Besprechungen - Teil 4© adam121 / Fotolia.com

Nach der Besprechung ist vor der Besprechung. Protokolle und Maßnahmenpläne erleichtern die Umsetzung des Vereinbarten

Nach dem Prinzip der Schriftlichkeit bieten Meetings und Absprachen ohne Protokoll viel zu viel Interpretationsspielraum. „Das habe ich ganz anders im Kopf.“ oder „Daran kann ich mich nicht erinnern.“ sind dann oft das Ende vom Lied.

Protokoll

Damit die Inhalte später nochmals gelesen werden können, ist es notwendig, von Anfang an einen Protokollführer für die Gesprächsrunde zu bestimmen. Ein Rotationsverfahren hat sich bewährt, sodass jeder einmal an die Reihe kommt. Es sollte ein zweigeteiltes Protokoll geben. Zum einen ein kurzes Prosa-Protokoll, worin die jeweiligen Besprechungspunkte mit den Ergebnissen so festgehalten werden, damit später auch noch nachvollzogen werden kann, was besprochen wurde. Auch Mitarbeiter, die nicht teilnehmen konnten, müssen es verstehen.

Der zweite Teil ist eine To-do-Liste bzw. ein Maßnahmenplan, worin zusammengefasst festgehalten ist, wer was bis wann macht. Diese Liste dient als Arbeitsblatt und wird für das Nachverfolgen der Umsetzungen verwendet. Lassen Sie dabei die Endtermine für die Erledigung vom jeweiligen Mitarbeiter selbst festlegen, sofern möglich. Dann gibt es später weniger Ausreden. Die gravierendsten Fehler bei der Nachbearbeitung von Besprechungen sind:

Kein Protokoll Ein schlechtes Protokoll Ein zu spätes Protokoll

ACHTUNG

Kein Meeting ohne schriftliches Protokoll! Die schriftliche Dokumentation ist für ergebnisreiches und effektives Arbeiten im Team unerlässlich!

Leiten Sie das Ergebnisprotokoll allen Teilnehmern spätestens fünf Tage nach dem Meeting zu oder stellen Sie es im Intranet zur Verfügung. Legen Sie fest, wer darüber hinaus informiert werden muss, für wen die festgehaltenen Informationen ebenso relevant sein könnten. Wenn Protokolle erst 14 Tage oder später nach der Besprechung verteilt werden, kann sich niemand mehr so richtig an den Inhalt erinnern und die meisten Beteiligten haben entsprechend bis zu diesem Zeitpunkt nicht mit der Umsetzung der gefassten Beschlüsse begonnen. Der Projektleiter ist für das Controlling verantwortlich! Welche Punkte sind bereits umgesetzt worden? Was soll noch getan werden? Besonders übersichtlich ist eine Tabelle (siehe Download).



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