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Besprechungen
Teil 2 - optimale Vorbereitung. Bereits im Vorfeld können Sie ein Meeting so planen und strukturieren, dass...

Besprechungen© Rawpixel.com / shutterstock.com

Im Rahmen der Besprechungen sollen Ergebnisse und Weiterentwicklungen gemeinsam erarbeitet und später auch umgesetzt werden! Die ersten Schritte zum Erfolg legen Sie schon mit einem gut vorbereiteten, stringenten Ablauf.

Zeitrahmen und Teilnehmer

Setzen Sie keine stundenlangen Konferenzen an. Spätestens nach 90 Minuten kann sich niemand mehr konzentrieren. Falls es wirklich lange dauern muss, sorgen Sie für Getränke und evtl. einen kleinen Imbiss. Wie oft sind Sie selbst bereits einmal ausgehungert und entnervt aus einer Sitzung gekommen?

Beginnen Sie zum festgelegten Zeitpunkt, sonst warten Sie immer! Belohnen Sie damit die Pünktlichen und signalisieren Sie den Unpünktlichen, dass Sie Wert darauf legen, die Anfangszeiten zu befolgen. Ein Anfang ohne Verspätung vermittelt Professionalität und beeinflusst den Status der Besprechung: Sie wird wichtig genommen.

Beenden Sie die Sitzung zur vereinbarten Zeit. Ermöglichen Sie sich und den Teilnehmern die Einhaltung weiterer Termine. Überziehen Sie diesen gesetzten Zeitrahmen selbst dann nicht, auch wenn ein Aspekt nur unvollendet besprochen wurde.

Planen Sie also die Themen und den Zeitbedarf für etwa eine Stunde. Dann werden Sie innerhalb von 90 Minuten zum Ende kommen können. Einzige Ausnahme: Ein für das Unternehmen existenziell wichtiger Gesichtspunkt oder ein Projekt muss geplant und verabschiedet werden. In so einem Fall darf das Zeitlimit überschritten werden.

Halten Sie die Teilnehmerzahl so gering wie möglich.



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