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Besprechungen
Teil 1 – Voraussetzungen für einen effektiven Ablauf

Besprechungen© Monkey Business Images / shutterstock.com

Es gibt organisatorische Kniffe, die Ihnen als Praxisinhaber im Alltag schon die Vorbereitung einer Besprechung erleichtern

In vielen Gesundheits-Zentren und Praxen ist die interne Kommunikation ein Hauptproblem. Wichtige Informationen fließen nicht oder nur in „ausgewählten Kreisen“ oder unvollständig. Beide Seiten – Mitarbeiter und Geschäftsleitung – kritisieren sich oft gegenseitig, aber auch Kunden fällt eine fehlende interne Kommunikation auf: Sie bemängeln, dass persönliche Ansprechpartner nicht definiert sind bzw. Mitarbeiter häufig nicht Bescheid wissen und/oder keine Entscheidung treffen können oder wollen.

Eine gute interne Kommunikation kommt dem Unternehmer, den Mitarbeitern und den Kunden zugute. Auch im Hinblick auf unternehmensinterne Sitzungen sind kommunikative Werkzeuge notwendig. Diese Artikelserie kommt ferner auf die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von erfolgreichen Meetings zu sprechen. Denn Besprechungen sind nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel im Unternehmen.

Es gibt einige Instrumente im Unternehmen, die zu den Voraussetzungen für eine gute Besprechung zählen. Diese Hilfsmittel dienen dazu, Besprechungsergebnisse zu transportieren und deren Umsetzung zu gewährleisten.

Mitarbeiterfächer

Sicher nutzen Sie in Ihrem Gesundheits- Zentrum bereits sogenannte Mitarbeiterfächer, Ablagefächer für allgemeine und spezielle Informationen den Mitarbeiter betreffend. Entscheidend ist hier die kontinuierliche und konsequente Nutzung: Das heißt, zum einen sollte der Mitarbeiter regelmäßig – am besten noch vor dem Dienstbeginn – in sein Fach schauen, damit er auf dem neuesten Stand ist.

Zweitens achten Sie darauf, dass auch wirklich ein Informationsfluss stattfindet. Denn wenn ich beispielsweise drei bis vier Wochen lang nichts im Ablagefach finde, werde ich vor dem nächsten Dienstantritt höchstwahrscheinlich nicht mehr nachsehen, ob denn eine gute Fee eine Botschaft gebracht hat!

Und drittens zeigt die Erfahrung, dass die Info-Fächer oft als einfache Ablage missbraucht werden. Da finden sich die Protokolle der letzten sechs Monate, CDs, Zeitschriften, um nur ein paar Dinge aufzuzählen. Sorgen Sie dafür, dass die Fächer leer sind, so dass nur die neuesten Informationen vorliegen und der Mitarbeiter diese sofort als solche identifizieren und bearbeiten kann.



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